Le contrôle des coûts des chantiers menés à plusieurs entreprises.

Chaque partie du projet a un budget. Les commandes et les factures y sont imputées dès leur validation : coût prévu, coût engagé et coût réel s’affichent côte à côte pendant les travaux.

• Les coûts objectifs sont fixés une fois par activité, dans une structure de codes commune. Les mêmes codes servent sur les commandes, les rapports de chantier et les factures.
• Planification mensuelle par projet et par zone de travaux, avec une prévision à terminaison.
• Un graphique du coût prévu, acquis et dépensé dans le temps, et du stock restant sur le chantier.
• À livre ouvert : chaque partenaire lit les mêmes chiffres de budget.
• Un mois clôturé est figé et archivé. Il peut être réaffiché plus tard tel qu’il était le jour de la clôture.
• Un rapport d’acceptation mensuel pour chaque partenaire et pour tout le groupement, avec provision pour risques et honoraires. Chaque partenaire finalise sa part, le rapport consolidé est signé électroniquement, puis le maître d’ouvrage l’approuve ou le renvoie.
• Chaque code de coût a son fil de commentaires, daté et signé.
• Les exports sont des classeurs Excel où montants, dates et pourcentages sont enregistrés comme des nombres.

Le circuit de validation d’un bon de commande dépend de son montant et de l’entreprise partenaire qui l’a émis. Chaque valideur se prononce dans le système.

• Chaque commande se rattache à un contrat, un devis ou un forfait.
• Historique complet de qui a validé quoi et quand. Une modification se fait par une nouvelle commande liée, validée à part.
• Une commande soumise par erreur peut être rappelée en brouillon tant qu’aucun valideur ne s’est prononcé.

Le chef de chantier saisit la journée sur tablette : équipes, heures machines, matériaux reçus, travaux réalisés, incidents, photos et bons de livraison. Chaque ligne se rattache à son bon de commande : une livraison est saisie une seule fois, sur le chantier.

• Partir du rapport de la veille et changer ce qui diffère.
• Machines et matériaux se choisissent dans le bon de commande, avec leur unité, leur prix et la quantité restante.
• Un rapport ne peut pas être soumis avec un code de coût manquant, une quantité supérieure à la commande ou une unité différente de celle du budget. Le message indique la ligne et la raison.
• Les quantités se saisissent dans l’unité du chantier, par exemple en tonnes quand le budget est en mètres cubes, et sont converties.
• Chaque journée affiche son coût à côté des quantités produites.

Une facture est comparée à son bon de commande et aux quantités reçues sur le chantier. Chaque ligne est validée par le valideur que nomme le contrat de sa commande. Si une quantité ou un prix diffère, la facture reste en attente.

• Une facture peut couvrir plusieurs bons de commande.
• La retenue de garantie, retenue et libérée, est saisie telle qu’imprimée sur la facture, et le net à payer est calculé.
• Une ligne peut être répartie à nouveau sur plusieurs codes de coût, y compris après sa validation pour paiement.

Un sous-traitant dépose chaque mois sa situation (Application For Payment) sur son contrat, et sur son bon de commande s’il y en a un. Le valideur nommé par le contrat accepte ou refuse chaque ligne. La dernière validation certifie la situation.

• Une situation ne peut pas être certifiée au-delà de ce que les rapports de chantier montrent comme reçu.
• La situation et ses pièces justificatives sont signées en un seul PDF.
• Seules les situations certifiées comptent en valeur acquise dans le budget.
• Un email n’est envoyé qu’après confirmation de l’expéditeur.

Signalements de danger, quarts d’heure sécurité et visites sécurité de l’encadrement sont saisis sur le chantier, dans le même système que les coûts. Les certificats et les contrôles machines ont une date d’échéance.

• Chacun sur le chantier peut signaler un danger en scannant le panneau QR de sa zone. Aucun compte n’est nécessaire, rien n’est conservé sur l’auteur, et un code de suivi donne la réponse.
• Les quarts d’heure sécurité et les visites sécurité de l’encadrement suivent une grille fixe et se remplissent sur téléphone.
• Chaque personne et chaque machine a sa fiche : certificats, formations et contrôles, chacun avec sa durée de validité.
• Chaque mois, les responsables reçoivent la liste de ce qui expire dans les 90 jours.
• Un QR code sur le badge du salarié ouvre sa fiche.

Les photos sont classées avec le projet, la date et l’endroit de la prise de vue. Les vidéos de formation existent dans la langue de chaque équipe.

• Albums photo par projet, avec étiquettes et légendes. La position est lue dans la photo.
• Une galerie regroupe les photos déjà jointes aux rapports de chantier, aux livraisons et aux formulaires sécurité.
• Les annotations sont enregistrées sur une copie. La photo d’origine reste intacte.
• Vidéos de formation doublées et sous-titrées par langue, lues sur téléphone ou tablette.